Google Sheet là ứng dụng dựa trên web miễn phí của Google, có khả năng tạo và chỉnh sửa bảng tính tương tự như Microsoft Excel. Có nhiều trường hợp bạn muốn mở tệp Excel bằng Google Sheet.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho tình huống như vậy thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách đưa file Excel lên Google Sheet nhé. Hiện nay Google Sheet có thể mở các định dạng file XLS, XLSX, XLTX và XLT và việc nhập bảng tính Excel vào Google Sheet dễ dàng. Nếu tệp bảng tính Excel của bạn được tạo bằng bất kỳ phiên bản Excel nào mới hơn Excel 1995 thì Google Sheet đều có thể mở tệp đó.
Google Sheet là gì?
Nhưng trước khi đi vào chi tiết cách đưa file Excel lên Google Sheet, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem Google Sheet là gì? Google Sheet (Google Trang tính) là một ứng dụng dựa trên web cho phép người dùng tạo, cập nhật và sửa đổi bảng tính cũng như chia sẻ dữ liệu trực tuyến theo thời gian thực.
Sản phẩm của Google cung cấp các tính năng bảng tính điển hình, chẳng hạn như khả năng thêm, xóa và sắp xếp các hàng và cột. Nhưng không giống như các chương trình bảng tính khác, Google Trang tính cũng cho phép nhiều người dùng khác nhau về mặt địa lý cộng tác trên một bảng tính cùng lúc và trò chuyện thông qua chương trình nhắn tin tức thời tích hợp sẵn.
Người dùng có thể tải bảng tính lên trực tiếp từ máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Ứng dụng tự động lưu mọi thay đổi và người dùng có thể thấy những thay đổi của người dùng khác khi chúng được thực hiện.
Google Trang tính được đưa vào như một phần của bộ ứng dụng web miễn phí Google Docs Editors. Bộ phần mềm này cũng bao gồm Google Docs, Google Slides, Google Draws, Google Forms, Google Sites và Google Keep. Điều thú vị là Google Trang tính là tiện ích hoàn toàn được cung cấp miễn phí cho tất những người dùng có tài khoản Google.
Với nhiều ưu điểm như vậy nên không có gì ngạc nhiên khi nhiều người dùng Excel cũng muốn làm việc trên Google Trang tính. Nhưng nếu cần phải chia sẻ dữ liệu Excel để làm việc. Nếu bạn copy dữ liệu từ Excel sang Google Sheet theo cách thủ công sẽ khiến gặp phải ít lỗi bởi định dạng bảng thì dưới đây mình sẽ hướng dẫn bạn từng bước chuyển đổi cách đưa file Excel lên google Sheet một cách đơn giản dễ hiểu nhất.
Ưu điểm cách đưa file Excel lên Google Sheet
Nhiều người có thể muốn chuyển dữ liệu họ có trên bảng tính Microsoft Excel trên máy tính sang chương trình Google Trang tính (Google Sheets) trên web. Dưới đây là một số lợi ích rõ nhất của cách đưa file Excel lên Google Sheet:
- Muốn đáp ứng các yêu cầu tại nơi làm việc: Một số cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu nhân viên sử dụng Google Trang tính (Google Sheets) cho các nhiệm vụ liên quan đến công việc, gửi hoặc chia sẻ tệp qua email dưới dạng tệp Google Trang tính (Google Sheets), đôi khi là do dung lượng máy tính hạn chế… Vì các lý do này, nhiều chuyên gia có thể muốn người dùng biết cách đưa file Excel lên Google Sheet để đáp ứng yêu cầu của công việc.
- Đang tìm cách sử dụng các tính năng cụ thể của Google Trang tính: Mặc dù Microsoft Excel và Google Trang tính (Google Sheets) là những chương trình rất giống nhau với các chức năng và mục đích chung nhưng một số người dùng có thể muốn có quyền truy cập vào các tính năng độc đáo của Google Trang tính. Ví dụ công nghệ đám mây của Google Trang tính cho phép người dùng chỉnh sửa bảng tính theo thời gian thực từ nhiều nơi khác nhau, cho phép chỉnh sửa cộng tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.
- Mong muốn làm việc trên Google Trang tính vì đã có kinh nghiệm trước đây: Nhiều người muốn sử dụng các hệ thống mà họ quen thuộc để có thể tránh phải tốn thời gian và công sức học cách điều hướng một chương trình mới. Những người có kinh nghiệm khi làm việc với các chương trình của Google có thể chọn sử dụng giao diện Google Trang tính để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đúng cách, điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh.
- Lập kế hoạch làm việc trên tài liệu từ nhiều nơi khác nhau: Google Trang tính đặc biệt hữu ích cho những người dùng muốn chỉnh sửa tài liệu cả ở nơi làm việc và ở nhà, vì nó giúp tiết kiệm công việc khi sử dụng kết nối Internet và cho phép người dùng đăng nhập và truy cập tài khoản từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào từ bất kỳ nơi nào. Một số nhân viên thích tính năng này vì họ làm việc từ xa.
Cách đưa file Excel lên Google Sheet
1. Cách đưa file Excel lên Google Sheet với tùy chọn Upload
Bước 1: Kích hoạt trình duyệt web yêu thích trên máy tính. Sau đó truy cập trang web Google Drive tại đây và tiến hành đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Bước 2: Sau khi đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn, mặc định thẻ Trang chủ ở khung bên trái được chọn với giao diện làm việc giống như hình dưới đây.
Tiếp theo bạn kích chọn thẻ Drive của tôi ở khung bên trái, sau đó ở khung bên phải bạn kích vào mục Drive của tôi. Từ menu xổ xuống chọn tùy chọn Tải tệp lên.
Bước 3: Trong hộp thoại Open hiển thị, bạn di chuyển đến thư mục chứa file Excel trên máy tính cần đưa file Excel lên Google Sheet. Kích chọn tên file rồi kích nút Open, ngay sau khi bạn nhấn nút Open thì file đó được tự động tải lên tài khoản Google Drive của bạn.
Bước 4: Quá trình tải file Excel lên Google Sheet sẽ được hiển thị ở góc dưới cùng bên phải. Tùy vào dung lượng file Excel cũng như tốc độ kết nối mạng mà quá trình tải lên nhanh hoặc chậm. Ngay sau khi hoàn thành tải file Excel lên Google Sheet, bạn sẽ nhận được thông báo hoàn tất.
Bước 5: Quay trở lại cửa sổ Drive của tôi, bạn duyệt qua danh sách và tìm file Excel vừa tải lên, sau đó kích chuột phải vào tên file và chọn Mở bằng và chọn vào Google Trang tính (Google Sheets) để mở file Excel ngay trên Google Sheet. Hoặc bạn chỉ cần kích đúp chuột vào tên file Excel cần mở.
Ngay sau khi bạn chọn mở file thì màn hình bảng tính Google Trang tính (Google Sheets) sẽ hiển thị nội dung của file Excel, giống như hiển thị trực tiếp từ ứng dụng Excel trên máy tính. Từ đây bạn có thể sử dụng các công cụ có sẵn của Google Trang tính (Google Sheets) để chỉnh sửa, chèn hàng, chèn cột, sao chép… tùy theo nhu cầu.
2. Cách đưa file Excel lên Google Sheet trực tiếp
Không giống như cách đưa file Excel lên Google Sheet với tùy chọn Upload ở trên, với cách đưa file Excel lên Google Sheet trực tiếp này, bạn không phải sử dụng tùy chọn Upload mà thay vào đó mở trực tiếp từ Google Trang tính (Google Sheets). Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn, kích chọn thẻ Drive của tôi ở khung bên trái, sau đó ở khung bên phải bạn kích vào mục Drive của tôi. Từ menu xổ xuống chọn tùy chọn Google Trang tính (Google Sheets).
Thao tác này sẽ ngay lập tức mở một thẻ Google Trang tính (Google Sheets) hoàn toàn mới, tương tự như chúng ta mở một file Excel mới trên máy tính để bắt đầu làm việc.
Bước 2: Từ giao diện làm việc chính của Google Trang tính (Google Sheets), bạn truy cập vào menu Tệp (File), từ menu xổ xuống chọn tùy chọn Nhập (Import).
Bước 3: Trong hộp thoại Nhập tệp hiển thị, bạn kích chọn thẻ Tải lên (Upload). Sau đó kích nút Duyệt qua (Browse).
Từ cửa sổ Open hiển thị, bạn di chuyển đến thư mục chứa file Excel trên máy tính muốn đưa file Excel lên Google Sheet. Kích chọn tên file rồi kích nút Open, ngay lập tức file Excel đó sẽ được tự động tải lên tài khoản Google Drive của bạn. Ngoài ra bạn cũng có thể mở File Explorer (Windows + E) rồi kéo thả file Excel cần tải lên Google Sheet vào cửa sổ Nhập tệp (Import file).
Bước 4: Kết thúc quá trình tải file lên tài khoản Google Drive, bạn sẽ thấy hộp thoại Nhập tệp (Import file) hiển thị. Trong đó cung cấp cho bạn các lựa chọn sau:
- Tạo bảng tính mới (Create new spreadsheet): Như tên gọi, lựa chọn này sẽ giúp bạn tạo bảng tính mới cho file Excel vừa tải lên.
- Chèn trang tính mới (Insert new sheets): Lựa chọn này sẽ thêm file Excel tải lên vào trang tính mới tạo của file Google Sheet hiện tại.
- Thay thế bảng tính (Replace spreadsheet): Lựa chọn này sẽ cho phép bạn sử dụng nội dung của file Excel vừa tải lên thay thế cho nội dung của file Google Sheet hiện tại.
- Thay thế trang tính hiện tại (Replace current sheet): Lựa chọn này sẽ thay thế trang tính hiện tại bằng file Excel tải lên.
- Thêm vào trang tính hiện tại (Append to current sheet): Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn chèn nội dung của file Excel tải lên ngay dưới nội dung của trang Google Sheet hiện tại.
- Thay thế dữ liệu của ô đã chọn (Replace data at selected cell): Lựa chọn này sẽ sử dụng file Excel tải lên thay thế dữ liệu tại các ô chọn.
Bước 5: Sau khi chọn tùy chọn phù hợp, bạn kích nút Nhập dữ liệu (Import data) để hoàn tất cách đưa file Excel lên Google Sheet trực tiếp.
Cách đưa file Excel lên Google Sheet an toàn
Trong khi đồng bộ dữ liệu giữa các ứng dụng, điều quan trọng là đảm bảo bạn giữ an toàn cho dữ liệu của mình. Điều này đặc biệt đúng nếu bảng tính của bạn bao gồm các thông tin kinh doanh quan trọng như báo cáo tài chính hoặc lịch họp. Dưới đây là một số mẹo để đưa file Excel lên Google Sheet an toàn:
- Đánh giá các công thức: Mặc dù hầu hết các công thức Google Trang tính và công thức Excel đều giống nhau nhưng một số công thức là duy nhất cho các chương trình tương ứng đó. Nếu bảng tính Excel của bạn sử dụng các công thức thì việc kiểm tra xem Google Trang tính có sử dụng các công thức tương tự hay không sẽ rất hữu ích.
- Kiểm tra dữ liệu một cách cẩn thận: Sau khi bạn đưa file Excel lên Google Trang tính, hãy nhớ kiểm tra xem tất cả dữ liệu có hiện diện và chính xác trong tài liệu hay không. Mặc dù khó có khả năng dữ liệu nào bị mất nhưng việc kiểm tra có thể đảm bảo bạn đang làm việc với thông tin phù hợp và chia sẻ thông tin chính xác với đồng nghiệp và người giám sát.
- Đảm bảo kết nối Internet ổn định: Google Trang tính lưu tệp bằng kết nối Internet. Vì vậy, điều quan trọng là phải có kết nối Internet ổn định, đáng tin cậy với độ trễ mạng thấp khi bạn chuyển đổi dữ liệu và cho phép Google lưu dữ liệu đúng cách. Khả năng kết nối tốt cũng có nghĩa là bạn có thể thực hiện quá trình đưa file Excel lên Google Sheet một cách nhanh chóng và dễ dàng, không gặp trục trặc hoặc các lỗi khác.
- Điều chỉnh cài đặt trong Google Drive: Google Drive có cài đặt trong đó bạn có thể chọn tự động chuyển đổi file Excel thành tệp Google Trang tính khi tạo tài liệu. Nhờ phần mềm điện toán đám mây của Google, bạn có thể làm việc trên các tệp Excel từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào bằng nền tảng Google.
Tạm kết
Trên đây các bạn vừa cùng FPT Shop tìm hiểu chi tiết những cách đưa file Excel lên Google Sheet vô cùng thú vị và được thực hiện tương đối dễ dàng. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể lựa chọn cách đưa file Excel lên Google Sheet phù hợp, nhưng có lẽ nhanh nhất vẫn là kéo thả. Nếu bạn biết thêm cách đưa file Excel lên Google Sheet hữu ích nào khác thì hãy để lại bình luận bên dưới để chia sẻ cùng chúng tôi và mọi người nhé.
Nếu bạn đang có nhu cầu đổi điện thoại hoặc laptop mới thì có thể tham khảo các mẫu máy được kinh doanh tại FPT Shop. Danh mục sản phẩm đa dạng chắc chắn sẽ giúp bạn tìm được sản phẩm phù hợp.
Xem thêm:
- Cách tính phần trăm trong Excel vô cùng đơn giản mà bạn nên biết
- Cách chèn ảnh vào Excel siêu nhanh mà không phải ai cũng biết