Trong môi trường học tập, làm việc hiện nay, việc phải cộng tác với mọi người trên nội dung của một bảng tính không còn xa lạ. Tuy nhiên, việc mỗi người thực hiện những thay đổi, chèn, xoá dữ liệu nào đó trong tài liệu sẽ dẫn đến nhiều cập nhật mới. Khi ấy, để quản lý, theo dõi lịch sử chỉnh sửa này, bạn có thể sử dụng tính năng Track Change trong Excel theo hướng dẫn dưới đây.
Tìm hiểu Track Change trong Excel là gì?
Track Change đảm nhiệm chức năng theo dõi, lưu lại lịch sử thay đổi (nếu có) trong file bảng tính mà vẫn giữ được nội dung của file Excel gốc. Điều này vô cùng hữu ích trong quá trình làm việc nhóm. Các lần chỉnh sửa, comment, xoá, chèn, thêm,… vào trang tính sẽ được Track Change đánh dấu bằng các màu sắc, ký hiệu khác nhau.
Ngoài ra, nếu bạn là chủ sở hữu tài liệu, Track Change sẽ cung cấp thêm nhiều quyền lợi hơn so với người dùng khác. Theo đó, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối bất cứ thay đổi nào được thực hiện trong bảng tính của mình.
Hướng dẫn cách sử dụng Track Change trong Excel
Hướng dẫn hiển thị chức năng Track Change
Track Change là một tính năng kế thừa trong Microsoft Excel. Do đó, trong các bản Excel 2019 trở lên, bạn sẽ không nhìn thấy tính năng này trên thanh Ribbon. Vì vậy, muốn sử dụng, trước hết, bạn cần phải đưa Track Change ra ngoài.
Bước 1: Nhấn vào tab File trên thanh công cụ > Chọn Options ở phần menu bên trái giao diện.
Bước 2: Trong cửa sổ Excel Options, bạn nhấn Quick Access Toolbar > Chọn Track Changes > Chọn Add > Nhấn OK.
Cách bật Track Change trong Excel
Sau khi đã đưa Track Change ra ngoài thanh Ribbon, để kích hoạt tính năng này, bạn thao tác theo các bước dưới đây:
Bước 1: Nhấn vào tab Review trên thanh công cụ > Chọn Track Changes > Chọn Highlight Changes.
Bước 2: Lúc này, hộp thoại Highlight Changes hiện lên, bạn tick vào ô Track changes while editing. This also shares your workbook và tiến hành các tuỳ chọn.
- When: Chọn thời điểm muốn theo dõi các thay đổi: Seen I last saved, All, Not yet reviewed, Since date.
- Who: Chọn người thực hiện chỉnh sửa muốn theo dõi: Everyone hoặc Everyone but Me.
- Where: Nếu chọn theo dõi trong toàn bộ trang tính thì bạn click vào ô Highlight changes on Screen. Còn nếu chỉ muốn theo dõi thay đổi trong một phần của trang tính thì bạn nhấn vào Where và chọn phạm vi ô cần theo dõi.
Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn OK để lưu lại quá trình thiết lập trên.
Cách xem, chấp nhận hoặc từ chối thay đổi
Khi đã bật tính năng Track Change, mọi thay đổi, chỉnh sửa trên bảng tính sẽ được đánh dấu ký hiệu nhỏ ở chính ô thao tác. Để xem lịch sửa trong file Excel, bạn chỉ việc rê chuột đến đó, thông tin lịch chỉnh sửa sẽ hiển thị ngay bên cạnh.
Bên cạnh đó, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối thay đổi đó bằng cách:
Bước 1: Chọn tab Review trên thanh công cụ > Nhấn Track Change > Nhấn vào Accept/Reject Changes.
Bước 2: Một hộp thoại sẽ hiện ra, bạn nhấn vào nút OK.
Bước 3: Sau đó, bạn có thể chấp nhận từng thay đổi hoặc chấp nhận/từ chối tất cả các thay đổi cùng 1 lúc thông qua các tuỳ chọn: Accept, Reject, Accept All, Reject All.
Cách tắt Track Change trong Excel
Trong trường hợp bạn muốn tắt Track Change trong Excel đi thì bạn chỉ cần bỏ tích các lựa chọn trong hộp thoại Highlight Changes là được. Cụ thể, các bước tắt tính năng Track Change trong Microsoft Excel như sau:
Bước 1: Nhấn vào tab Review > Chọn Track Changes > Chọn Highlight Changes.
Bước 2: Bỏ tích tất cả các ô trong hộp thoại Highlight Changes > Nhấn OK là được.
Kết luận
Như vậy, thông qua bài viết trên đây, FPT Shop đã chia sẻ tới bạn tính năng Track Change trong Excel. Hy vọng qua đó, bạn có thể theo dõi, kiểm soát các dữ liệu trong bảng tính của mình một cách chuyên nghiệp, hiệu quả nhất.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một chiếc laptop hỗ trợ cho quá trình học tập, làm việc được trơn tru, mượt mà hơn thì hãy đến với FPT Shop. Chúng tôi hiện đang cung cấp rất nhiều sản phẩm máy tính xách tay khác nhau, đảm bảo chất lượng tốt và giá thành cạnh tranh.
Xem thêm:
- Cách lưu file Excel trên máy tính, điện thoại, MacBook đơn giản, bạn nên biết
- Thủ thuật in 2 mặt trong Excel đơn giản, hữu ích cho dân văn phòng, kế toán