Biết khi nào cần xin lỗi cũng quan trọng như biết cách xin lỗi. Nói chung, nếu bạn nghi ngờ rằng điều gì đó bạn đã làm dù cố ý hoặc vô tình gây ra cảm giác khó chịu cho người khác, thì bạn nên xin lỗi và làm rõ ràng vấn đề.
Nếu những gì bạn đã làm có thể khiến bạn phiền lòng khi bạn ở vị trí của đối phương, thì một lời xin lỗi là điều cần thiết. Nếu bạn không chắc chắn, một lời xin lỗi không chỉ mang lại cho bạn cơ hội “sở hữu” những sai lầm mà bạn đã mắc phải, mà còn thiết lập lại những gì bạn nghĩ là ổn. Nếu bạn cảm thấy người kia không hợp lý, một cuộc thảo luận có thể được tiến hành. Bạn có thể quyết định vị trí của mình trong lời xin lỗi sau đó.
Mặc dù một lời xin lỗi chân thành có thể giúp bạn hàn gắn một mối quan hệ, nhưng mọi người thường không muốn hoặc không thể thực hiện bước này. Thừa nhận bạn đã sai có thể là một điều chẳng dễ dàng gì nhưng nó thật sự rất cần thiết. Tùy vào tình huống mà bạn có thể chọn cách xin lỗi khác nhau như nói trực tiếp hay gửi thư
Xin lỗi bằng lời nói là phù hợp trong hầu hết các trường hợp, nhưng cách xin lỗi bằng văn bản cũng có thể có những lợi ích của nó. Nhiều người cảm thấy khó chịu với lời xin lỗi trực diện và mặc dù sự khó chịu này không phải là lý do chính đáng để xin lỗi bằng văn bản, nhưng nó có thể là một yếu tố đặc biệt nếu sự khó chịu của bạn ảnh hưởng đến khả năng thể hiện bản thân. Một gợi ý là viết ra lời xin lỗi của bạn trong một lá thư, email hoặc thậm chí là tin nhắn có thể cho bạn thời gian để soạn thảo lời xin lỗi một cách cẩn thận, đảm bảo nhận trách nhiệm, bày tỏ sự hối hận. Mặt khác, lời xin lỗi bằng văn bản có thể quá trang trọng đối với một số sai lầm. Hay nếu lời xin lỗi bằng văn bản không được đáp lại, bạn có thể bị bỏ lại với một cuộc xung đột chưa được giải quyết.
Cuối cùng, lời xin lỗi chân thành không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng đó có thể là một phần quan trọng trong việc hàn gắn hoặc duy trì các mối quan hệ quan trọng. Với sự đồng cảm, trái tim rộng mở và sự can đảm, bạn có thể thực hiện các bước cần thiết để đưa ra lời xin lỗi chân thành và trung thực.