Theo điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014:
– Về màu của bút mực: Không được sử dụng mực màu đỏ, chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực không dễ bị phai màu, hay dễ dàng loang lỗ, mất chữ khi bị dính nước. Không dùng bút gel có thể xóa được trên hóa đơn GTGT.
– Chữ ký phải là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và không được dùng con dấu hoặc chữ ký khắc sẵn.
Theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội quy định:
“Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.”
“Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.”
“Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.”
– Hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử, bán hàng sẽ không hợp lệ nếu có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa chữ ký.
– Chữ ký của một người chịu trách nhiệm về hóa đơn đó phải trùng và thống nhất tuyệt đối với sổ đăng ký mẫu ban đầu.
– Trên hóa đơn GTGT,chỗ cung cấp HH, DV phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm cao nhất của đơn vị đó.
Trường hợp người khác ký thay thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người được ủy quyền. Giấy ủy quyền sẽ được đính kèm với hóa đơn. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
– Với mua hàng qua điện thoại, … người mua hàng không nhất thiết phải ký hóa đơn, ở mục chữ ký của người mua hàng, người bán hàng phải ghi chi tiết, rõ ràng là bán hàng qua điện thoại, hoặc qua mạng,…
