Trong khi soạn thảo văn bản, tài liệu, nếu có những dữ liệu cần biểu diễn trực quan, dễ theo dõi thì cách vẽ biểu đồ trong Word sẽ đóng vai trò quan trọng. Bạn có thể trình bày dữ liệu thành nhiều dạng biểu đồ khác nhau, chỉnh sửa chúng phù hợp với nội dung và hình thức của tài liệu. Dưới đây là chi tiết về cách vẽ biểu đồ trong Word.
Các loại biểu đồ trong Word
Trước khi tìm hiểu cách vẽ biểu đồ trong Word, bạn cần nắm được các loại biểu đồ phổ biến và trường hợp sử dụng của chúng trong Word.
Biểu đồ cột (Columm): Biểu đồ cột là loại biểu đồ thông dụng, được dùng để biểu diễn các loại dữ liệu dưới dạng cột dọc, giúp người xem dễ so sánh tương quan về số lượng, quy mô, khối lượng… của chúng. Vì tính chất đó, biểu đồ cột xuất hiện rất nhiều trong các tài liệu Word.
Biểu đồ đường (Line): Để biểu diễn dữ liệu liên tục thay đổi theo thời gian, thông thường người ta sẽ sử dụng biểu đồ đường. Loại biểu đồ này sẽ phân bổ dữ liệu theo trục dọc, sau đó kết nối với nhau theo một đường gấp khúc. Trục ngang là nơi biểu diễn thể loại dữ liệu.
Biểu đồ tròn (Pie): Biểu đồ hình tròn cũng là một loại biểu đồ phổ biến, thường gặp khi cần biểu diễn thị phần, tỷ lệ kiểm soát, mức đóng góp,… Từng loại dữ liệu trong biểu đồ tròn được quy ra tỷ lệ phần trăm so với tổng cộng toàn bộ dữ liệu.
Biểu đồ thanh (Bar): Biểu đồ thanh là loại biểu đồ thường được dùng để minh họa, so sánh giữa các mục. Trong nhiều trường hợp nó cũng được xem là dạng ngang của biểu đồ cột, khi các biểu diễn ngang cho góc nhìn thuận lợi hơn đối với người đọc.
Biểu đồ vùng (Area): Các biểu đồ vùng được sử dụng để biểu thị sự thay đổi theo thời gian và hướng sự chú ý đến tổng giá trị qua một khuynh hướng. Tương tự biểu đồ tròn, biểu đồ vùng có thể đưa ra cái nhìn trực quan về tỷ lệ của dữ liệu thành phần so với toàn bộ tập dữ liệu. Tuy nhiên, không nhất thiết quy về phần trăm.
Biểu đồ XY tán xạ (Scatter): Một biểu đồ tán xạ có hai trục giá trị: trục giá trị ngang (x) và dọc (y). Biểu đồ tán xạ phần lớn gặp trong các tài liệu đặc thù như số liệu khoa học, các thông kê xã hội.
Biểu đồ chứng khoán (Stock): Đúng như tên gọi, biểu đồ chứng khoán dùng để minh họa những dao động lên xuống của giá cổ phiếu. Ngoài ra, biểu đồ này cũng có thể minh họa sự thay đổi của một số dữ liệu khác, như giá vàng, giá trị trên thị trường tiền mã hóa.
Biểu đồ bề mặt (Surface): Biểu đồ này rất hữu ích khi bạn muốn tìm cách kết hợp tối ưu giữa các tập hợp dữ liệu.
Biểu đồ radar: Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên trang tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ radar. Biểu đồ radar so sánh các giá trị tổng hợp của một vài chuỗi dữ liệu.
Biểu đồ kết hợp (Combo): Biểu đồ kết hợp 2 hay nhiều loại biểu đồ với nhau nhằm giúp biểu thị dữ liệu sao cho dễ hiểu hơn, đặc biệt khi nguồn dữ liệu quá đa dạng.
Cách vẽ biểu đồ trong Word
Để vẽ biểu đồ trong Word, bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột ở vị trí muốn chèn biểu đồ vào Word, sau đó chọn Insert > Chart trên thanh ribbon.
Bước 2: Trong cửa sổ Chart, chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu và nhu cầu biểu diễn. Một yêu cầu quan trọng khi thực hiện cách vẽ biểu đồ trong Word là bạn phải xác định đúng loại biểu đồ. Từng loại biểu đồ sẽ phù hợp với những kiểu biểu diễn dữ liệu khác nhau như đã trình bày ở trên. Việc chọn sai kiểu biểu đồ sẽ khiến cho phần trình bày dữ liệu khó hiểu, thậm chí không đạt được mục đích.
Bước 3: Một cửa sổ Excel có tiêu đề Chart in Microsoft Word sẽ hiện ra, cho phép bạn nhập dữ liệu vào. Tiêu đề của hàng và cột cũng chính là chú thích tương ứng trên biểu đồ, vì vậy, ngoài dữ liệu, bạn cũng cần thay đổi nội dung này tương ứng. Sau khi hoàn thành việc nhập liệu, bạn đóng cửa sổ Excel lại và quan sát kết quả vẽ trên Word.
Như vậy, sau 3 bước cơ bản, bạn đã thực hiện thành công cách vẽ biểu đồ trong Word.
Chỉnh sửa biểu đồ trong Word
Sau khi hoàn thành cách vẽ biểu đồ trong Word, bạn có thể chỉnh sửa lại biểu đồ của mình về mặt hình thức lẫn nội dung.
Thay đổi màu sắc biểu đồ
Mặc định Word sẽ đưa ra màu sắc cho từng loại biểu đồ. Bạn có thể thay đổi nhằm phù hợp với tài liệu của mình. Để thay đổi màu sắc, bạn hãy chọn biểu đồ, sau đó tìm đến tab Chart Design > Change Colors, chọn một bộ màu sắc được thiết kế sẵn.
Thay đổi cách hiển thị thông tin
Trong từng loại biểu đồ, Word đặt sẵn cách hiển thị thông tin, trình bày dữ liệu. Bạn có thể điều chỉnh lại phù hợp với nhu cầu tại mục Chart Design > Quick Layout.
Chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ
Ngoài việc thay đổi màu sắc và cách hiển thị thông tin, bạn cũng có thể chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu của biểu đồ. Để thực hiện, hãy nhấn chuột phải vào biểu đồ, chọn Edit Data > Edit Data. Lúc này, bảng tính Excel ban đầu hiện ra để bạn thao tác với dữ liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ bằng cách vào mục Chart Design > Edit Data.
Thay đổi loại biểu đồ
Sau khi thực hiện cách vẽ biểu đồ trong Word, nếu không vừa ý với loại biểu đồ đã chọn ban đầu, bạn có thể thay đổi bằng cách vào tab Chart Design > Change Chart Type và chọn lại dạng biểu đồ mới.
Di chuyển biểu đồ
Biểu đồ trong Word cho phép bạn thao tác như một đối tượng hình vẽ (Shapes). Khi muốn di chuyển bạn chỉ cần rê chuột lên trên biểu đồ cho đến khi xuất hiện dấu mũi tên 4 chiều, nhấn giữ chuột trái để kéo thả đến vị trí phù hợp. Tương tự, bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước bằng cách kéo ra/vào ở các góc.
Thêm chú thích cho biểu đồ
Nếu muốn bổ sung các ghi chú cho dữ liệu trên biểu đồ, bạn chọn biểu tượng dấu +, trong mục Chart Elements, tích vào mục Axis Tiles, sau đó sửa cụm từ Axis Tiles trên biểu đồ thành nội dung phù hợp.
Tạm kết
Vẽ biểu đồ là một tính năng hữu ích trong Word. Qua bài viết này, FPT Shop giới thiệu các loại biểu đồ, cách vẽ biểu đồ trong Word và một số thao tác chỉnh sửa biểu đồ. Khi trình bày tài liệu, biểu đồ là một yếu tố giúp thể hiện dữ liệu trực quan, sinh động hơn so với bảng. Chúc các bạn thực hiện thành công. Hình ảnh trong bài được minh hoạ trên MS Word 2021. Các phiên bản cũ hơn cũng có giao diện tương tự.
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách viết số La Mã trong Word nhanh chóng với các bước cực đơn giản
- Hướng dẫn 3 cách chèn video vào Word cực dễ dàng mà dân văn phòng và sinh viên nên biết
Vẽ biểu đồ là một công việc quen thuộc đối với nhiều học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, công sở. Nếu bạn đang tìm một laptop phù hợp với nhu cầu sử dụng tương tự, hãy tham khảo các dòng sản phẩm đa dạng tại FPT Shop.
- Laptop sinh viên – văn phòng