Việc nhập dữ liệu số trong Excel là 1 việc rất quen thuộc với mọi người. Tuy nhiên, trong 1 vài trường hợp chúng ta vô tình nhập sai số hay định dạng số làm cho việc tính toán trở nên không chính xác. Chính vì vậy, ở bài viết sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra và sửa lỗi định dạng số để tránh các sai xót trong việc nhập dữ liệu nhé. Hãy bắt đầu thôi nào!
I. Lỗi không định dạng được số là gì? Nguyên nhân và cách phát hiện ra lỗi
1. Lỗi không định dạng được số là gì?
Ví dụ
Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu > Chọn tab Data > Mục Sort & Filter > Chọn Filter.
Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu > Chọn tab Data > Mục Sort & Filter > Chọn Filter
Bước 2: Click vào mũi tên ở cột Lương > Sẽ có 1 cột dữ liệu số được hiện ra và sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao và những dữ liệu nào không sắp xếp đúng thứ tự theo số tiền tăng dần (hoặc các ký tự số nhỏ ở cuối) là đã bị lỗi về định dạng số.
Dữ liệu bị lỗi định dạng số
XEM NGAY những bộ phần mềm chính hãng XỊN SÒ tại Thế Giới Di Động:
2. Phát hiện nhờ dữ liệu dạng số có thể tính toán
Ở đây mình sẽ áp dụng quy luật chung trong Excel là những dữ liệu dạng Số (Number) mới có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được, còn dữ liệu dạng Text thì lại không.
Chính vì vậy nên ở đây mình sẽ kiểm tra lỗi bằng việc thực hiện các phép tính cơ bản với dữ liệu bị nghi ngờ, nếu dữ liệu trả về là lỗi #Value! thì dữ liệu không phải là định dạng Number và không thể tính toán.
Ở đây mình sẽ cộng các dữ liệu ở cột Lương với 2 > Nếu ô nào bị lỗi #Value! sẽ là ô bị sai định dạng số.
Lỗi Value xuất hiện vì có ô bị lỗi định dạng số
III. Cách khắc phục lỗi định dạng số trong Excel
1. Thống nhất về định dạng dữ liệu
Ở cách này bạn sẽ phải thực hiện đưa toàn bộ các số trong cột Lương về lại thành 1 định dạng duy nhất. Cách này là cách khá đơn giản và nhanh chóng giúp bạn sửa lỗi định dạng số.
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu ở cột Lương > Chọn thẻ Home > Nhấn vào mũi tên chéo xuống ở phần Number để mở hộp thoại Format Cells.
Bôi đen dữ liệu ở cột Lương > Home > Nhấn vào mũi tên chéo xuống ở phần Number
Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn mục Number > Bạn thực hiện các chỉnh sửa sau:
Decimal places: Chỉnh phần số thập phân sau dấu phẩy (bạn có thể tùy ý chỉnh theo yêu cầu của dữ liệu bạn cần nhập). Tích chọn vào ô Use 1000 separator để hiển thị dấu phân cách hàng ngàn.
Ở hộp thoại hiện lên > Chọn mục Number > Thực hiện các chỉnh sửa như trong hình
Chỉnh sửa đối với dạng Accounting và Currency
Bước 3: Nhấn OK và kiểm tra lại tất cả các số đã đúng định dạng số chưa bằng các cách kiểm tra phía trên nhé.
Ở đây các bạn có thể căn cứ vào giá trị lớn nhất trong công cụ AutoFilter để lọc (nếu những số nào có lỗi thì phải thực hiện nhập lại).
Phần ở phía trước là những số có định dạng đúng Phần ở phía sau là các số có lỗi định dạng sai (phải nhập lại số).
Kiểm tra phần bị lỗi
2. Sử dụng hàm Value để sửa lỗi
Ví dụ: Ở đây ô F9 có được điền vào số 52, tuy nhiên số này đang được định dạng là Text cho nên cần phải đổi lại thành đạng Number để có thể thực hiện các thao tác tính toán hoặc sử dụng trong các hàm.
Ví dụ
Bước 1: Copy toàn bộ file cần sửa lỗi ra 1 file Excel hoặc 1 sheet khác để tránh trường hợp bị mất dữ liệu khi chỉnh sửa trực tiếp trên file chính.
Bước 2: Sử dụng chức năng Replace để xóa các ký tự thừa như dấu phẩy, dấu chấm,… trong bảng dữ liệu số. (Ở trường hợp này thì mình không sử dụng vì các số thập phân đang được ngăn cách bởi dấu phẩy, nếu như mình bỏ đi dấu phẩy thì số liệu sẽ bị sai sót).
Bạn nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Replace > Ở phần Find what nhập dấu phẩy > Ở phần Replace with để trống > Nhấn Replace all để xóa toàn bộ dấu phẩy trong các dữ liệu số > Tiếp tục lặp lại với các dấu khác.
Sử dụng chức năng Replace để bỏ các dấu phẩy, dấu chấm, ký tự ra khỏi dữ liệu
Bước 3: Ở các định dạng khác (không phải dạng Number nhưng đã đảm bảo chỉ toàn ký tự dạng số) > Sử dụng hàm VALUE trực tiếp cho các giá trị đó > Nhấn Enter để hiển thị kết quả.
Cú pháp hàm: =VALUE(giá trị cần chuyển đổi sang số).
Sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi dữ liệu thành Number
Bước 4: Kết quả sau khi chuyển đổi, dữ liệu ở ô F9 đã được đổi thành Number.
Kết quả sau khi chuyển đổi, dữ liệu ở ô F9 đã được đổi thành Number
Bước 5: Sau khi có kết quả > Copy toàn bộ dữ liệu đã chuyển đổi > Click chuột vào vị trí giá đầu tiên của cột Lương ban đầu > Chọn thẻ Home > Paste > Chọn kiểu Value > Nhấn OK để dán dữ liệu số.
a
Copy toàn bộ dữ liệu đã chuyển đổi > Click chuột vào vị trí đầu tiên của cột Lương > Chọn thẻ Home > Paste > Chọn kiểu Value > Nhấn OK
Kết quả cuối cùng sau khi hoàn thành, toàn bộ dữ liệu ở cột Lương đã chuyển thành định dạng Number.
Kết quả cuối cùng sau khi hoàn thành
Và đó là những cách khắc phục lỗi không định dạng được số trong Excel cực kỳ đơn giản và hiệu quả. Nếu bạn có thắc mắc về cách làm thì hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!