Lọc dữ liệu nâng cao trong Excel như thế nào? Có lẽ bạn đã biết về chức năng lọc AutoFilter trong Excel, nó mang lại nhiều tính năng lọc đa dạng như lọc theo chuỗi, lọc theo số, lọc theo ngày tháng và khả năng xử lý đa dạng tình huống trong công việc. Tuy nhiên, vẫn có những tình huống mà AutoFilter không thể giải quyết. Trong những trường hợp như vậy, Advanced Filter có thể là lựa chọn phù hợp nhất. Tham khảo bài viết dưới đây để có thêm các thông tin về công cụ lọc nâng cao này.
Nếu như bạn đang gặp khó khăn khi thực hiện thao tác lọc dữ liệu nâng cao trong Excel và cần được hỗ trợ chi tiết, hãy trực tiếp liên hệ với các chuyên gia Data Analyst trên Askany để được hướng dẫn việc này một cách chính xác nhất.
Phân biệt Advanced Filter với Auto Filter
So sánh giữa chức năng lọc cơ bản AutoFilter và chức năng lọc Advanced Filter có những khác biệt quan trọng sau đây:
-
Chức năng lọc nâng cao Advanced Filter đòi hỏi người sử dụng phải thiết lập các thông số về vùng dữ liệu và vùng điều kiện trước khi áp dụng.
-
Chức năng lọc AutoFilter cho phép người dùng lọc dữ liệu dựa trên các bộ lọc được định nghĩa sẵn.
-
Chức năng lọc AutoFilter có hạn chế tối đa 2 điều kiện lọc, thường được xác định trong hộp thoại Custom AutoFilter.
Việc sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter giúp người dùng lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau trong nhiều cột. Hơn nữa, Advanced Filter còn cung cấp khả năng sao chép dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc đến một vùng khác.
>> Tham khảo thêm: Thống kê là gì? Tổng hợp các phương pháp thống kê quan trọng.
Cách lọc dữ liệu nâng cao trong Excel với Advanced Filter
Áp dụng chức năng lọc nâng cao Advanced Filter có thể phức tạp hơn một chút so với AutoFilter. Tuy nhiên, khi bạn đã làm quen với nó, bạn sẽ nhận ra rằng Advanced Filter mang lại những tiện ích không ngờ.
Chuẩn bị dữ liệu cần lọc
Để đảm bảo rằng quá trình lọc đạt được kết quả chính xác nhất, có hai điều bạn cần chú ý:
-
Các tiêu đề của các cột dữ liệu trong bảng phải là duy nhất, không có sự trùng lặp giữa hai hoặc nhiều cột dữ liệu.
-
Bảng dữ liệu cần lọc không được chứa bất kỳ dòng trống nào.
>> Tham khảo thêm: Financial Analyst là gì? Cẩm nang công việc xu hướng hiện nay.
Thiết lập vùng điều kiện lọc
Có vài điểm quan trọng cần lưu ý khi chuẩn bị vùng điều kiện lọc:
-
Đảm bảo rằng tiêu đề của vùng điều kiện lọc và tiêu đề của bảng dữ liệu là giống nhau.
-
Nếu bạn đặt hai điều kiện trên cùng một dòng, điều này tương ứng với điều kiện VÀ, nghĩa là chỉ có những dòng thỏa mãn cả hai điều kiện sẽ xuất hiện trong kết quả.
-
Đối với hai điều kiện đặt trên hai dòng khác nhau, điều này tương ứng với điều kiện HOẶC, tức là những dòng thỏa mãn ít nhất một trong hai điều kiện sẽ xuất hiện trong kết quả.
Lưu ý rằng bạn cần đảm bảo tính nhất quán giữa tiêu đề của vùng điều kiện và tiêu đề của cột tương ứng trong vùng dữ liệu. Do đó, khi chuẩn bị vùng điều kiện, bạn có thể sử dụng chức năng sao chép để đưa tiêu đề cột từ vùng dữ liệu và dán chúng vào tiêu đề của vùng điều kiện.
Áp dụng Advanced Filter
Khi bạn đã hoàn tất việc chuẩn bị vùng điều kiện, bạn có thể thực hiện bước áp dụng Advanced Filter như sau:
-
Bắt đầu chọn một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu.
-
Di chuyển đến thẻ “Data” và sau đó chọn nhóm lệnh “Sort & Filter” tiếp theo nhấn vào tùy chọn “Advanced.”
Thiết lập cho Advanced Filter
Trong hộp thoại Advanced Filter, bạn có các tùy chọn thiết lập sau:
-
Action: Lựa chọn giữa việc lọc “tại chỗ” – Filter the list, in-place hoặc lọc dữ liệu và sao chép ra một vị trí khác trên bảng tính – Copy to another location. Nếu bạn chọn lọc “tại chỗ,” các dòng không đáp ứng điều kiện sẽ bị ẩn đi sau khi lọc.
-
List range: Là vùng dữ liệu bạn muốn thực hiện lọc, bao gồm cả tiêu đề. Trước khi mở cửa sổ thiết lập Advanced Filter, nếu bạn đang đặt con trỏ trong vùng dữ liệu, Excel sẽ tự động thiết lập List Range. Nếu điều này không chính xác, bạn có thể chọn lại vùng dữ liệu bằng cách nhấn nút “chọn lại dữ liệu” ở bên phải ô List Range, sau đó chọn lại vùng dữ liệu bằng chuột.
-
Criteria range: Là vùng điều kiện bạn vừa thiết lập như đã mô tả trước đó.
-
Copy to: Nếu bạn chọn tùy chọn “Copy to another location” trong phần Action, bạn có thể chọn vùng mà bạn muốn sao chép kết quả lọc đến. Nếu bạn chọn “Filter the list, in-place,” tùy chọn này sẽ bị mờ đi và không kích hoạt.
-
Unique records only: Nếu bạn đánh dấu vào ô kiểm này, Advanced Filter sẽ lọc ra những kết quả duy nhất.
Như vậy, bài viết đã hướng dẫn cách lọc dữ liệu nâng cao trong Excel bằng công cụ Advanced Filter. Bên cạnh đó, nếu đã thực hiện theo các chỉ dẫn nêu trên nhưng vẫn không có kết quả, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia DA tại ứng dụng Askany để được hỗ trợ tư vấn cụ thể hơn, từ đó tối ưu thời gian và nâng cao năng suất công việc hiệu quả.