Hiện nay, nhiều người có nhu cầu truy cập email qua nhiều thiết bị khác nhau. Khi đó, email cần được lưu trữ tại server, online liên tục, để có thể truy cập bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, dung lượng lưu trữ trên server sẽ tăng nhiều. Các dịch vụ như G Suite cung cấp lượng lưu trữ khá lớn, nhưng chi phí cũng khá cao, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều nhân sự (tham khảo thêm có nên dùng G Suite hay không?). Bên cạnh đó, không phải ai cũng có nhu cầu lưu trữ email quá lâu.
Sử dụng các email server chuyên dụng là một giải pháp. Tuy nhiên, với một số phần mềm như Microsoft Outlook, bạn cũng có thể cấu hình tự động xoá email theo định kỳ, bằng cách cài đặt thời gian lưu email trong Outlook. Ở các cấu hình này, mỗi khi bạn sử dụng phần mềm, máy tính sẽ so sánh ngày giờ các thư với hệ thống; nếu quá số ngày được cấu hình, máy tính sẽ gửi lệnh xoá lên server.
Với máy tính Windows, sử dụng Microsoft Outlook phiên bản 2003 hoặc cũ hơn #
- Menu Tools – Email Accounts.
- Chọn View or Change Existing Accounts.
- Chọn tài khoản email cần sửa đổi, nếu bạn có nhiều tài khoản khác nhau, bấm nút Change.
- Bấm nút More Settings.
- Chọn tab Advanced, chọn Leave a copy of messages on the server và số ngày tương ứng bạn muốn giữ email trên server.
Với máy tính Windows, sử dụng Microsoft Outlook phiên bản 2007 hoặc mới hơn #
- Với Outlook 2007, chọn menu Tools – Account Settings. Với Outlook 2010 hay Outlook 2013, chọn File – Account settings.
- Chọn đúng tài khoản email, nếu bạn có nhiều tài khoản khác nhau, bấm nút Change.
- Bấm nút More Settings.
- Chọn tab Advanced, chọn Leave a copy of messages on the server và số ngày tương ứng bạn muốn giữ email trên server.
Với máy tính Mac, sử dụng Mail #
- Menu Mail – Preferences – Accounts.
- Chọn tài khoản email muốn sửa đổi, nếu bạn có nhiều tài khoản khác nhau, chọn tab Advanced.
- Cấu hình phần Remove copy from server after retrieving a message.