Excel luôn là một công cụ hàng đầu trong việc quản lý dữ liệu và thực hiện các phép tính phức tạp. Tuy nhiên, đôi khi người dùng có thể gặp phải sự cố file Excel bị lỗi định dạng, không thể tiếp tục mở hoặc truy cập bảng tính nữa. Lỗi này có thể xảy ra một cách đột ngột và gây ra rất nhiều phiền toái. Vậy nguyên nhân và cách khắc phục sự cố file Excel bị lỗi định dạng là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé.
Nguyên nhân file Excel bị lỗi định dạng
Có nhiều nguyên nhân khác nhau có thể dẫn đến sự cố file Excel bị lỗi định dạng. Dưới đây là một số lý do phổ biến nhất gây nên hiện tượng này:
- Tương thích định dạng: Các phiên bản khác nhau của Microsoft Excel có thể sử dụng các định dạng file khác nhau, điều này có thể gây ra lỗi khi mở file trên phiên bản không tương thích.
- Lỗi phần mềm: Các lỗi trong chính phần mềm Microsoft Excel hoặc trong các phần mềm văn phòng khác có thể cũng gây ra lỗi định dạng file, bao gồm cả lỗi do cập nhật phần mềm.
- Hỏng hoặc bị lỗi ổ đĩa: Nếu ổ đĩa hoặc hệ điều hành gặp sự cố, bạn cũng có thể gặp phải tình trạng file Excel bị lỗi định dạng.
- Virus hoặc phần mềm độc hại: Các chương trình độc hại hoặc virus có thể sửa đổi, hỏng hoặc xóa các file Excel, gây ra lỗi định dạng.
- Lỗi mạng: Khi truy cập các file Excel từ internet, các sự cố kết nối mạng có thể gây ra lỗi định dạng.
- Lỗi người dùng: Các lỗi thường gặp đến từ người dùng như không lưu file đúng cách hoặc không đóng file đúng cách cũng có thể gây ra lỗi định dạng.
- Tính năng Macro và Add-ins: Các tính năng Macro và Add-ins không tương thích hoặc bị lỗi cũng có thể gây ra lỗi định dạng.
- Thao tác trên file khi đang mở: Thực hiện thao tác như di chuyển, đổi tên hoặc xóa file Excel khi đang mở file có thể gây ra lỗi.
- Thiếu bộ nhớ hoặc tài nguyên hệ thống: Thiếu bộ nhớ hoặc tài nguyên hệ thống cũng có thể gây ra lỗi khi làm việc với các file Excel lớn.
- Tác động từ phần mềm khác: Các ứng dụng hoặc phần mềm khác đang chạy trên máy tính có thể gây ra xung đột và lỗi định dạng file Excel.
Cách khắc phục sự cố file Excel bị lỗi định dạng
Trong quá trình làm việc với Microsoft Excel, việc gặp phải lỗi định dạng file là một trong những vấn đề phổ biến mà nhiều người dùng thường xuyên gặp phải. Để giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về 2 cách khắc phục file Excel bị lỗi định dạng.
Cách 1: Chuyển sang định dạng mới
Khi bạn hoàn thiện một bảng tính Excel sau nhiều giờ làm việc, việc lưu trữ dữ liệu một cách an toàn là điều vô cùng quan trọng. Một trong những cách đơn giản nhất để đảm bảo dữ liệu của bạn không bị lỗi là lựa chọn đúng định dạng khi lưu file.
Sau khi bạn đã nhập dữ liệu và chỉnh sửa xong, trước khi lưu, hãy chọn định dạng lưu là Excel 97-2003 Workbook (.xls) hoặc Excel Workbook (.xlsx) nếu file của bạn không chứa Macro. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi mà còn giúp file của bạn tương thích với nhiều phiên bản Excel khác nhau.
Cách 2: Chạy lệnh qua VBA
Đối với những người dùng có kỹ năng về lập trình, việc sử dụng dòng lệnh trong Visual Basic for Applications sẽ có thể là một giải pháp hiệu quả để khắc phục lỗi định dạng trong Excel. Các bước thực hiện phương pháp này như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file Excel bị lỗi định dạng. Để truy cập vào môi trường lập trình VBA, nhấn tổ hợp phím Alt + F11.
Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Sau đó, bạn hãy nhấn vào Insert > Module.
Bước 3: Trong cửa sổ soạn thảo của Module, bạn hãy sao chép đoạn mã bên dưới và dán vào đó. Sau khi hoàn tất quá trình sao chép và dán, bạn hãy nhấn vào dấu X ở góc trên cửa sổ để đóng cửa sổ lại.
Sub StyleKill()
Dim styT As Style
Dim intRet As Integer
On Error Resume Next
For Each styT In ActiveWorkbook.Styles
If Not styT.BuiltIn Then
If styT.Name <> “1” Then styT.Delete
End If
Next styT
End Sub
Bước 4: Sau khi đóng cửa sổ lại, bạn hãy nhấn tổ hợp Alt + F8 để mở trình quản lý Module của VBA. Chọn module StyleKill vừa tạo và nhấn vào nút Run để thực thi lệnh.
Đợi một chút cho đến khi Visual Basic hoàn thành việc chạy lệnh, sau đó bạn có thể tắt Visual Basic for Applications và mở lại file Excel để kiểm tra.
Cách 3: Sử dụng chức năng Open and Repair
Excel đã tích hợp sẵn một công cụ mạnh mẽ mang tên Open and Repair để giúp người dùng khắc phục và phục hồi dữ liệu từ những file gặp sự cố. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để sử dụng chức năng này.
Bước 1: Khởi động phần mềm Microsoft Excel từ menu Start hoặc bất kỳ biểu tượng nhanh nào bạn đã tạo trên màn hình.
Bước 2: Sau khi mở Excel, nhìn lên góc trên bên trái màn hình và chọn Open > Browse. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới cho phép bạn duyệt và chọn file Excel cần mở.
Bước 3: Trong cửa sổ Open, bạn hãy duyệt đến thư mục chứa file Excel bạn muốn khắc phục. Một khi bạn tìm thấy file, hãy click vào nó để chọn.
Bước 4: Thay vì nhấn chuột vào nút Open như thường lệ, bạn hãy nhìn xuống góc dưới bên phải của cửa sổ. Tại đây, bạn sẽ thấy một mũi tên nhỏ. Nhấn vào mũi tên đó và từ menu mở rộng, chọn Open and Repair.
Bước 5: Sau khi chọn Open and Repair, Excel sẽ tự động thực hiện quá trình sửa chữa file. Quá trình này có thể mất vài giây đến vài phút tùy thuộc vào kích thước và mức độ hỏng của file. Khi quá trình hoàn tất, file sẽ được mở lên và bạn có thể kiểm tra xem dữ liệu đã được phục hồi như ban đầu chưa.
Tạm kết
Việc gặp phải lỗi trong quá trình sử dụng Excel có thể gây ra nhiều phiền toái và mất thời gian. Tuy nhiên, với sự hiểu biết và áp dụng đúng cách các phương pháp trên, bạn hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Luôn nhớ rằng việc sao lưu dữ liệu thường xuyên là bước quan trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một sản phẩm để làm việc với các ứng dụng như Excel, bạn hãy nhớ rằng FPT Shop có rất nhiều mẫu laptop giá cả cạnh tranh nhưng chất lượng rất tốt. Truy cập ngay đường link bên dưới để tìm cho mình một sản phẩm phù hợp nhé.
Laptop tốt, giá cạnh tranh
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách vẽ mũi tên trong Excel đơn giản và dễ hiểu cho người mới học
- Macro Excel là gì? Khám phá sức mạnh ẩn của Macro Excel tối ưu hóa năng suất làm việc trên bảng tính